A sus treinta y tres años de creación, el Archivo Regional de Lambayeque - ARL, aún no cuenta con local propio.  La institución fue creada el 27 de agosto de 1984 y actualmente se encuentra ocupando cuatro ambientes que suman 300 metros cuadrados, situados en el interior del complejo del ex FONCODES.

La jefa del Archivo Regional de Lambayeque, Ada Lluén Juárez, señala que el terreno destinado a la construcción de un local propio está en el interior del ex FONCODES y que ya han cursado ante el gobernador regional de Lambayeque, Humberto Acuña Peralta, los documentos del diseño arquitectónico y otros expedientes elaborados por la Gerencia Ejecutiva de Vivienda y Saneamiento. Sin embargo, están a la espera que este año el gobernador tome en cuenta la problemática del archivo y asigne los recursos para la ejecución del proyecto.

“Los ambientes en los que estamos laborando son muy pequeños y no son adecuados, actualmente estamos rodeados de documentos y a la larga esto va a perjudicar nuestra salud”, manifiesta Lluén Juárez.

El Archivo Regional de Lambayeque es una institución de carácter cultural, educativa y que custodia documentación que se remonta a la época colonial.

Ada Lluén refiere que el archivo, por su importancia, debería contar con un local propio ya que actualmente ella y el personal laboran en cuatro ambientes que están completamente saturados.

Indica además que tiene más de 30 años laborando en el ARL y que la problemática que padecen la han explicado a todo los gobernadores que estuvieron de turno en el Gobierno Regional de Lambayeque, pero al parecer no hubo tanto interés por parte de ellos. El ARL conserva toda la historia del departamento, debido a que posee documentación notarial, administrativa y judicial.

CUMPLIMIENTO DE LA NORMA

La Ley N° 19417 - Ley de Defensa, Conservación e Incremento de Patrimonio Cultural dice que dos años después de producido el fallecimiento de un notario sus documentaciones deben ser transferidas al archivo regional. Empero, gracias a un convenio firmado con el Colegio de Notarios de Lambayeque se ha llegado al acuerdo que este tendrá la custodia de los documentos de los últimos notarios fallecidos, como es del caso de los registrados Pedro Bonilla Solís y Roberto Barturén Sánchez, cuyos folios no se encuentran en el ARL debido a que ya no existe espacio para colocarlos.

El Archivo Regional de Lambayeque también capacita al personal de los archivos municipales, de historias clínicas y de las diversas instituciones. Su personal debe de estar bien capacitado para organizar sus archivos. De no cumplir con la norma las instituciones pueden recibir sanciones al no contar personal capacitado, tener una buena organización de los archivos o eliminar documentos sin autorización.

Actualmente el ARL cuenta con una organización técnica regional de archivos, que se encarga en revisar documentos de instituciones que están pidiendo su eliminación. En este caso, han solicitado la eliminación de archivos la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT, el Banco de la Nación y la Gerencia Regional de Transporte y Comunicaciones.

Ada Lluén explica que dicha comisión es la autorizada de aprobar si se eliminan o no los documentos. Con la organización técnica regional de archivos se evita que funcionarios públicos como el gobernador regional, alcaldes, gerentes o directores se apropien de documentos al culminar sus gestiones.

“Todo funcionario público cada vez que termina su gestión tiene la obligación de dejar los documentos, ya que ellos no son dueños de estos. El Archivo Regional de Lambayeque se encargará de custodiar los folios”, señala.

PROYECTO PENDIENTE

Asimismo, menciona que el gobernador regional ha ofrecido realizar la construcción del local del Archivo Regional de Lambayeque y se está a la espera que en el presupuesto participativo del 2019 se apruebe el proyecto.

“Al menos queremos que en esta gestión el gobernador regional coloque la primera piedra de la construcción del local del ARL”, enfatiza Ada Lluén.

De construirse el local del Archivo Regional de Lambayeque este será un edificio moderno, con ambientes donde se colocarán los documentos, tendrá las características de iluminación y ventilación para reducir la humedad, con estantes corredizos, equipos modernos, una sala de reconstrucción, una sala de remodelación, una sala de capacitación, un sala de procesos técnicos y una sala para investigadores y usuarios.

Lluén Juárez comenta que actualmente en los cuatro ambientes que ocupa el Archivo Regional de Lambayeque están distribuidos más de tres mil quinientos metros lineales de documentación debidamente ordenada, desde el documento más antiguo hasta el más reciente.

DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

También refiere que se han digitalizado más de 600 mil imágenes de libros como certificados de nacimiento, matrimonios y defunción. En diciembre del 2017 se digitalizaron más de diez mil folios de diarios del siglo XIX, entre ellos el diario “Regulador”, “El Chiclayano”, “El Departamento” y otros que circularon en el mencionado siglo. En el presente año, el archivo tiene previsto digitalizar toda la documentación de los juzgados de Paz, ya que existen documentos importantes que necesitan ser resguardados.

Indica también que existe personal capacitado para digitalizar la documentación de los juzgados de Paz y que se tiene el equipo necesario para cumplir dicha tarea.

El proyecto de digitalización lo realiza el Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos – ADAI, con sede Madrid, España, organización que se encargará de realizar el inventario de más de dos mil expediente que datan del año 1600 hasta 1800, documentación que comprende a los actuados de los cabildos, que eran instituciones de la época colonial, cuya custodia está a cargo del ARL.

“Son expedientes atribuidos por los cabildos que ahora son las municipalidades, cuyos integrantes también administraban justicia. Estos documentos son inventariados gracias al apoyo de ADAI”, destaca.