El Órgano de Control Institucional – OCI, de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, publicó en el portal de la Contraloría General de la República el Informe de Orientación de Oficio N° 10711-2021-CG/SEDEN-SOO, relacionado a los ‘Incumplimientos en el proceso de ejecución presupuestaria en la adquisición de bienes para la Gerencia de Seguridad Ciudadana y Fiscalización’, señalando que tales omisiones generan el riesgo del inicio de “demandas judiciales en contra”, así como del reconocimiento de intereses legales en perjuicio de la comuna.
La intervención del OCI en dicho aspecto se dio tras la disposición de la Subgerencia de Evaluación de Denuncias de la Contraloría General de la República, servicio que fue registrado en el Sistema de Control Gubernamental.
“De la revisión efectuada a la documentación remitida por la Municipalidad Provincial de Chiclayo respecto del proceso de ejecución presupuestaria relacionada a la Orden de Compra – Guía de internamiento N° 0000431, del 20 de diciembre del 2019, emitida a favor de la empresa HSM Company EIRL, por S/ 31 781.00 se ha identificado una situación adversa que amerita la adopción de acciones para asegurar la continuidad del proceso, el resultado y el logro de los objetivos institucionales”, señala el informe.
De acuerdo al informe, se ha detectado reiterados incumplimientos en el proceso de ejecución de presupuestos en la adquisición de bienes por parte de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, bajo la administración del alcalde Marcos Gasco Arrobas, “generando el riesgo del inicio de demandas judiciales en su contra, así como el reconocimiento de intereses legales en perjuicio de la entidad”.
La compra
De la revisión documentaria realizada por el Órgano de Control Institucional – OCI, se evidenció que el 22 de noviembre del 2019, mediante Memorándum N° 956-2019-MPCH/GSCYF, el entonces gerente de Seguridad Ciudadana y Fiscalización, Enrique Miranda Orué, solicitó a la Gerencia de Administración y Finanzas la atención del requerimiento de compra de 55 cascos antimotín, 45 escudos antimotín, 100 varas de ley (50 cm), en cuero satinado, 100 borcequíes, para lo cual adjuntó el pedido de compra N° 02674 y las especificaciones técnicas.
Posteriormente, contando con cuatro cotizaciones de diversas empresas se elaboró el documento denominado ‘Formato de cuadro comparativo (bien)’, sin fecha, de cuya revisión se identificó que la oferta seleccionada corresponde a la empresa HSM Company EIRL, por 31 mil 781 soles.
Así, con el Informe N° 5174-2019/MPCH/SGLySI, del 6 de diciembre del 2019, el subgerente de Logística y Servicios Internos, Raúl López Damián, solicitó la asignación de marco presupuestal adjuntando para tales fines el Plan Anual de Obtención – PAO N° 002932, por el citado monto. Seguidamente, el 19 de diciembre se requirió a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto la aprobación de la certificación presupuestal respetiva a fin de continuar con el proceso de adquisición.
El mismo día se emitió la certificación por los 31 mil 781 soles, suscrita por el subgerente de Presupuesto, José Perleche Ramos, haciendo posible que se emita la Orden de Compra – Guía de Internamiento N° 0000431, del 20 de diciembre del 2019, a favor de la citada empresa.
Entrega e incumplimiento
Según consta en la Guía de Remisión Remitente N° 001-000003, perteneciente a la citada empresa, el 30 de diciembre del 2019, y que se encuentra adjunta a la Factura Electrónica E001-8, se efectuó la entrega de los bienes contratados, emitiéndose el documento denominado ‘Acta de conformidad de bienes – ingreso por compra N° Entrada 231-2019’, del 31 de diciembre, suscrita por el responsable del Almacén N° 1 de la municipalidad, con la que se otorgó conformidad a la entrega de los bienes.
Dicha conformidad fue ratificada ese mismo día por el entonces subgerente de Seguridad Ciudadana, Humberto Martínez Malarín, quien en su condición de representante del área usuaria dejó constancia que los bienes contratados fueron verificados y cumplían con las especificaciones técnicas, lo cual fue remitido a la Subgerencia de Logística y Servicios Internos, en memorándum suscrito por Miranda Orué.
“No obstante, pese a contar con la conformidad respectiva, tanto por el área usuaria (Subgerencia de Seguridad Ciudadana, así como del responsable del Almacén N° 1, según lo prescrito en el numeral 8.5 de la Directiva N° 004-MPCH-GM, la Municipalidad Provincial de Chiclayo no aprobó en el SIAF el devengado respectivo, inobservando así lo establecido en el Artículo 9 de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, el cual establece que el devengado se formaliza cuando se otorga la conformidad respectiva, con lo cual se afecta definitivamente la específica del gasto comprometido y queda reconocida la obligación de pago, lo cual no ocurrió, siendo que el estado del registro, según consta en el portal web ‘’Consulta expediente’ del Ministerio de Economía y Finanzas figura como ‘N’, es decir, se habilitó para envió, mas no como ‘A’, es decir, aprobado, imposibilitando continuar con el proceso de ejecución presupuestaria”, detalla el OCI.
Pedido de pago
En razón de ello, la empresa HSM Company EIRL, mediante Carta N° 2020/050/HSM, del 12 de marzo del 2020, solicitó se efectúe el pago correspondiente, señalando además que los bienes contratados fueron entregados cumpliendo con el plazo y las especificaciones técnicas.
Habiendo transcurrido más de nueve meses desde que se emitieron las conformidades de los bienes entregados por la empresa, en atención a las solicitudes efectuadas por la citadas contratista, mediante el Informe N° 1986-2020-MPCH/SGLYCP, del 16 de septiembre del 2020, la subgerente de Logística y Control Patrimonial, Rosa Villalobos Arteaga, solicitó a la Gerencia de Seguridad Ciudadana y Fiscalización la conformidad de los bienes entregados, documentación que fue emitida por el gerente del área el 23 de septiembre.
La facultad para la autorización de devengados es atribución expresa del Director General de Administración, en este caso, del Gerente de Administración y Finanzas, situación que se encuentra prescrita en los artículos 7°, 8° y 9° del Reglamento del Procedimiento Administrativo para el Reconocimiento y Abono de Créditos Internos y Devengados a Cargo del Estado, aprobado con Decreto Supremo N° 017-84-PCM de 16 de marzo de 1984; lo cual no ocurrió.
Es así que, vía notarial, con cartas 067 y 068-2020-HSM COMPANY, ambas de 21 de diciembre de 2021, dirigida al gerente de Administración y Finanzas, Juan Carlos Ibáñez Álvarez y al alcalde, Marcos Gasco Arrobas, respectivamente; la empresa HSM Company E.I.R.L, reiteró la solicitud de la cancelación de su deuda, bajo apercibimiento de iniciar acciones legales y el consecuente perjuicio económico que esto generaría, a partir de la exigibilidad de los intereses legales generados, en afectación de la entidad.
Pese a ello, habiendo transcurrido más de un año desde la emisión de la conformidad por la entrega de los bienes contratados y culminado el ejercicio presupuestal 2020, no se efectuó el registro del devengado, incumpliendo con el proceso de ejecución presupuestario, hecho que fue verificado en el portal web “Consulta expediente” del Ministerio de Economía y Finanzas.
Luego, el gerente de Administración y Finanzas, Juan Carlos Ibáñez Álvarez, mediante memorando del 7 de enero de este año, solicitó a la Gerencia de Asesoría Jurídica emita opinión legal sobre el cumplimiento de pago, a fin que se pronuncie respecto de la forma de pago, responsabilidad del área usuaria y/u otro tema que crea necesario y emitir sugerencias o recomendaciones para continuar con el trámite respectivo.
El 25 de enero, el gerente de Asesoría Jurídica, José Germán Flores Cabanillas, emitió el Informe Legal N° 50-2021-MPCH-GAJ, de cuya revisión se advierte que en el numeral “III.- Conclusiones y Recomendaciones”, precisó que la entidad, pese a que la adquisición contaba con la conformidad respectiva, no se efectuó el devengado respectivo en el ejercicio presupuestal 2019 y, pese a que se realizaron las acciones administrativas para la actualización de la certificación presupuestal durante el ejercicio presupuestal 2020, tampoco se devengó el citado gasto; recomendando que la Gerencia de Administración y Finanzas, en un acto de administración, determine la autorización o no del pago de la orden de compra.
Sobre el particular, de la revisión al “Consulta expediente” del Ministerio de Economía y Finanzas, al 5 de mayo de 2021, se verificó que la entidad no ha procedido a realizar el registro de la fase de compromiso y el posterior devengado en el SIAF.
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